業務システム開発の流れ｜相談から納品・運用までの 6 ステップ

はじめてシステムを外に頼むときは、「何から始めればいいの？」「自分たちは何を用意すればいいの？」と分からないことだらけで、なかなか一歩目が踏み出せないものですよね。この記事では、業務システムの受託開発が、ご相談から納品・運用までどう進むのかを、6 つのステップに分けてご紹介します。

全体の流れ

1. 相談

最初の相談では、「今、何に困っているか」を伝えるところから始められます。「受注を Excel に手で打ち直していて、毎月 2 日かかっている」のように、今のやり方と困っていることを具体的に話せると、話が早く進みます。

開発会社はそれを聞いて、システムで解決できそうか、どのくらいの規模か、おおよそいくらかを答えてくれるのが一般的です。会社によっては、「それはシステムにしないほうが安く済みますよ」と教えてくれることもあります。

2. 要件・仕様を決める

いちばん大切な工程です。どんな画面があって、誰が何を入力して、どんな順番で業務が流れるのかを決めていきます。

仕様書を発注する側で用意してほしい、という開発会社もあれば、「うちではこうやっている」を聞いて仕様の形にまとめてくれる会社もあります。どちらの進め方なのか、まとめる工程に費用がかかるのかは、最初に聞いておくと安心です。

ここで気をつけたいのは、言葉だけで仕様を決めないことです。文章の仕様書だけで決めると、できあがってから「思っていたのと違う」となりやすいんです。実際に触れる画面の試作品を見せてもらえるなら、違うところをその場で伝えられるので安心です。試作品を出してもらえるかどうかは、会社によって違います。

3. 見積もり・契約

仕様が確定したら、それに対する正式な見積もりが出ます。このとき、次のようなことを確かめておくと安心です。

• 金額に何が含まれて、何が含まれないか（データ移行、サーバー代、運用費など）
• 着手後に仕様を変えたくなったとき、どう扱われるか
• 支払いの時期と方法
• 納品後の運用を、誰がどこまで引き受けてくれるか

見積書の読み方は、システム開発の見積書の見方で詳しくご紹介しています。

4. 開発

確定した仕様のとおりにつくっていく工程です。発注する側の出番は少なくなりますが、途中で確認をお願いされることがあります。早めにお返事いただけるほど、全体も早く進みます。

この段階で仕様を大きく変えると、設計のやり直しが出て、費用や期間がふくらみやすくなります。変えたくなったときの扱いは、仕様変更と追加費用の記事をご覧ください。

5. 納品・受け入れ

できあがったシステムを受け取って、仕様のとおりに動くかを確かめます。実際の業務のデータを入れて、いつもの流れで使ってみるのがいちばん分かりやすいと思います。仕様と違うところがあれば、この段階で伝えておきましょう。

6. 運用・改修

システムは、使いはじめてからが本番です。サーバーの管理、部品の更新、バックアップ、不具合の対応といった運用は、誰かが続けないと、ある日止まってしまうこともあります。誰が担当するのか、契約の時点で決めておくと安心です。

使っているうちに出てくる「これも欲しい」「ここを変えたい」は、改修として追加でお願いする形になります。

KAIZEN開発の進め方

私たち KAIZEN開発では、この流れを次のように進めています。

• ご相談から仕様の確定、お見積もりまでは無料です。つくるものと金額の両方を見ていただいてから、お申し込みいただくかどうかを決めていただけます。
• やりとりは打ち合わせページ上の文字で行って、決まったことはすべて記録に残します。必要なら、電話や web 会議で補足することもできます。
• 言葉だけでは決めにくいところは、触れる画面試作品で確かめていただきます。
• 契約は、利用規約とお申し込みの内容に同意いただく形で、押印や郵送のやりとりはありません。
• 確定した仕様の範囲でつくる作業について、着手後に追加でご請求することはありません。
• 月額プランでは、納品後のサーバーの管理や不具合の対応までお引き受けします。

詳しくは進め方をご覧ください。

まとめ

業務システムの開発は、相談、仕様の決定、見積もり・契約、開発、納品、運用の 6 つのステップで進みます。発注する側がいちばん力を入れるとよいのは、仕様を決める工程です。ここで画面を見ながら行き違いをなくしておけば、あとの工程はほとんど決めたとおりに進んでいきます。

まずは「何に困っているか」を、相談フォームからお気軽にお送りください。