システム開発の仕様変更と追加費用｜トラブルを防ぐために決めておきたいこと
システム開発で、いちばんよく聞くトラブルが仕様変更にまつわるものです。「少し変えてほしいとお願いしただけなのに、追加で数十万円と言われた」「追加費用がかかるなんて聞いていなかった」。そんなお話を伺うこともあります。この記事では、仕様変更がなぜ追加費用になりやすいのか、トラブルを防ぐために何を決めておくとよいのかをご紹介します。
「少しの変更」が、思ったより大きくなるわけ
画面の上では小さな変更に見えても、システムの内側では、思った以上に広い範囲に関わっていることがあります。
たとえば「この画面に項目をひとつ足したい」という変更。その項目は、入力する画面だけでなく、保存する場所、検索する場所、集計する場所、印刷する帳票、ほかのシステムに渡す場所と、いくつもの場所に関わってきます。画面の上では 1 行でも、内側では十数か所を直すことになるのも、珍しくないんです。
さらに、つくりはじめてからの変更は、すでにできた部分の設計をやり直したり、つくったものを作り直したりすることになります。この手戻りが、追加費用の正体です。
仕様変更と「仕様のとおりにできていない」は別のもの
ここで分けて考えておきたいのが、仕様変更と、仕様のとおりにできていないことの違いです。
- 仕様変更：確定した仕様とは違うものに変えたい。追加費用の対象になることがある。
- 仕様のとおりにできていない：確定した仕様と、できあがったものが合っていない。開発会社の側で直すもの。
この線引きがあいまいだと、「それは最初から言っていたはず」「いえ、伺っていませんでした」という、お互いにつらいやりとりになってしまいます。だからこそ、決めたことを記録に残しておくことが大切なんです。
契約の前に決めておきたいこと
1. 何が確定した仕様なのか
どの画面に何があって、どう動くのか。確定した仕様が、文書や試作品の形で残っていると安心です。口頭だけで決めたことは、あとから確かめるのが難しいので、電話や会議で決めたことも文字にして残しておきましょう。
2. 着手後の変更を、どこまで受けてもらえるか
途中の変更をまったく受けないのか、何回まで受けるのか、どんな変更なら受けるのか。会社によって扱いはさまざまなので、事前に聞いておくと安心です。
3. 追加になるときの手順
追加の費用がかかる場合、作業の前に金額を教えてもらって、同意してから進めるのか。作業が終わってから請求が届くのでは、予算を立てにくいですよね。
変更を減らすいちばんの方法
仕様変更の多くは、「できあがったものを見て、はじめて違いに気づく」ことから生まれます。文章の仕様書だけでは、画面の使い勝手や業務の流れは、なかなか実感しにくいものです。
これを減らすいちばんの方法は、仕様を確定する前に、実際に触れる画面の試作品で確かめることです。触ってみると、「ここは一覧から直接編集したいな」「この順番だと現場が困りそう」といったことが、つくる前に見えてきます。
KAIZEN開発での扱い
私たち KAIZEN開発では、仕様変更を次のように扱っています。
- 仕様は打ち合わせページ上のやりとりで決めて、すべて記録に残します。言葉だけでは決めにくいところは、触れる画面試作品で確かめていただいてから確定します。
- 確定した仕様の範囲でつくる作業について、着手後に金額が変わることはありません。
- 着手後の仕様変更は、基本的にはお受けしていません。手戻りの分を金額に積んでいないことが、この料金でお受けできている理由だからです。
- とはいえ、つくりはじめてから見えてくることもあります。そのため、規模に応じてミニ 1 回、小規模 2 回、中規模 3 回、大規模 5 回〜を目安にお受けしています。設計の根本に関わるものは、回数が残っていてもお受けできないことがあります。
- それ以降の変更は、納品後に追加開発・改修の料金表からお受けします。金額は作業の前にお伝えして、ご同意いただいてから進めます。
- 確定した仕様とできあがったものが合っていない場合は、仕様変更ではなく、回数にかかわらず無償で直します。
まとめ
仕様変更が思ったより大きくなるのは、画面の上では小さな変更でも、内側では広い範囲に関わっていて、つくったものの手戻りが出るからです。トラブルを防ぐには、何が確定した仕様なのかを記録に残して、変更の扱いと追加費用の手順を契約の前に決めておくこと。そして、仕様を確定する前に画面を触って確かめておくことが、いちばんの予防になります。
仕様の決め方や変更の扱いについても、どうぞお気軽にご相談ください（無料です）。