申請・承認フローをシステム化するには｜紙とハンコの稟議・経費精算をなくす

経費精算、休暇の申請、購入の稟議。紙の申請書を回して、上長がハンコを押して、経理に渡す。こうした申請・承認の流れは、きっとどの会社にもありますよね。この記事では、申請・承認のフローをシステムにするときの考え方と、つくる前に決めておくとよいことをご紹介します。

紙の承認フローで起きがちなこと

• 今どこで止まっているか分からない。 申請書が誰の机にあるのか、申請したご本人からは見えない。
• 承認する人がいないと止まってしまう。 出張やお休みで上長がいないと、何日も進まない。
• 経理で打ち直している。 承認された申請書の内容を、経理の方が会計ソフトや Excel に打ち直している。
• あとから探しにくい。 「去年のあの申請、いくらだったっけ？」を、ファイルの山から探すことになる。

システムにすると、何が変わるの？

申請・承認をシステムにすると、申請する方、上長、経理の方が、それぞれの画面で同じ申請を扱えるようになります。

実際の動きは、経費精算の申請・承認フローの見本で、申請者・上長・経理の 3 つの立場を切り替えながら触っていただけます。

つくる前に決めておくとよいこと

承認の経路

誰が申請して、誰が承認して、最後に誰が処理するのか。金額によって承認する人が変わる、部署によって経路が違う、といった決まりがあれば、最初に伝えておくと、話がスムーズに進みます。経路の決まりが複雑なほど、つくる手間も少しずつ増えていきます。

差し戻しと取り下げ

承認する方が「ここを直してね」と差し戻したとき、申請した方はどう直して出し直すのか。申請した方が自分で取り下げることはできるのか。こうした例外の扱いを決めておくと、使いはじめてから迷わずに済みます。

添付するもの

領収書の写真や見積書の PDF など、申請に添付したいものはありますか。スマートフォンで撮った写真をその場で添付できると、とても便利です。

経理のあとの処理

承認された申請を、経理でどう処理するか。支払いの一覧をつくる、会計ソフトに取り込める形で書き出す、など、最後の出口まで決めておくと、経理での打ち直しもなくせます。

既製のサービスとの比べ方

申請・承認の仕組みは、既製のクラウドサービスもたくさんあります。経費精算のように、どの会社でもやり方がほぼ同じものは、既製のサービスで十分なことも多いと思います。

自社用につくることを考えてみてもよいのは、たとえばこんなときです。

• 承認の経路や決まりが自社独自で、既製のサービスに合わない
• 申請の内容が、受注や案件など、自社のほかの業務のデータとつながっている
• 利用者の数に応じた月額が、使う人の多さに見合わない

選び方は、SaaS・ノーコード・スクラッチ開発の違いでもご紹介しています。

規模と費用の目安

申請・承認のフローは、複数の部署をまたいで使うことが多いため、私たち KAIZEN開発の料金表では「中規模」（初期費用 80〜250万円、月額 10〜20万円・税別）の例として挙げています。ひとつの部署の中で完結する、経路のシンプルなものなら、もう少し小さな区分に収まることもあります。詳しくは料金表をご覧ください。

まとめ

紙の承認フローのお困りごとは、どこで止まっているか見えないこと、人がいないと進まないこと、最後に打ち直しが残ることの 3 つが多いです。システムにするときは、承認の経路、差し戻しの扱い、添付するもの、経理のあとの処理を、つくる前に決めておくとスムーズです。どの会社でも同じやり方なら既製のサービス、自社独自の決まりがあるなら自社用のシステム、と使い分けるのもおすすめです。

今の申請書や承認の流れを見せていただければ、どのくらいの規模になりそうかをお伝えします。どうぞお気軽にご相談ください（無料です）。