IT 担当がいない会社のシステム発注｜要望の伝え方と、準備しておくとよいこと

「システムを頼みたいけれど、社内に IT に詳しい人がいない」「何をどう説明すればいいのか分からない」。中小企業の方から、とてもよく伺うお悩みです。でも、安心してください。IT の知識がなくても、業務システムを頼む方法はあります。この記事では、IT 担当がいない会社でも要望がうまく伝わる方法と、依頼先を選ぶときに確かめておきたいことをご紹介します。

仕様書がなくても、相談はできます

システムを頼むには、まず仕様書を書かなければいけない、と思われている方も多いかもしれません。たしかに、提案依頼書（RFP）や要件をまとめた資料を用意してほしい、という開発会社もあります。ただ、仕様書がない状態からでも相談に乗ってくれる会社も、少なくありません。

そうした会社に相談するときに伝えるとよいのは、「今、どうやっているか」と「何に困っているか」の 2 つです。

• 「受注はメールと FAX で来て、Excel の台帳に手で打ち直している」
• 「月末に請求書をつくるとき、同じ内容を別のファイルに転記していて、毎月 2 日かかっている」

このくらい具体的に今のやり方が伝われば、どんな画面が要るか、どう流れればいいかを、開発会社の側で組み立てやすくなります。

伝えるときのちょっとしたコツ

「どんなシステムが欲しいか」より「何が面倒か」

「在庫管理システムが欲しい」と伝えるより、「在庫の数を確かめるために、毎回倉庫まで見に行っている」と話すほうが、本当に必要なものが見えてきます。システムの形を無理に決めようとせず、困っていることをそのまま話してみてください。

今使っているものを見せる

今使っている Excel、紙の帳票、手書きのメモ。どれも、言葉で説明するより何倍も多くのことを伝えてくれます。画面の写真や、スマートフォンで撮った帳票の写真でも十分です。

例外を思い出しておく

お仕事には、たいてい例外がありますよね。「基本はこうだけど、月末だけは別の手順」「この取引先だけは締め日が違う」。こうした例外は、つくってから見つかると手戻りになりやすいので、思い当たるものがあれば最初に伝えておくと安心です。

使う方のことを伝える

使う方の人数、パソコンに慣れているか、外出先から使うか。同じ機能でも、使う方によって画面のつくり方は変わってきます。

相談の前に準備しておくと早いもの

全部揃っていなくても大丈夫です。分からないところは、相談の中で質問に答えながら埋めていけます。

依頼先を選ぶときに確かめておきたいこと

IT 担当がいない会社にとっては、依頼先の進め方が合っているかどうかが、とても大切です。相談の前に、次のようなことを確かめておくと安心です。

仕様書がない状態から、相談に乗ってもらえるか

仕様書や要件の資料を用意してから来てほしい、という会社もあります。今のやり方を話すところから始めたい場合は、そこから付き合ってもらえるかを最初に聞いてみてください。

仕様をまとめる工程に、費用がかかるか

業務を聞いて仕様の形にまとめる工程（要件定義）を、開発とは別の有料の作業にしている会社も多いです。どこまでが無料で、どこから費用がかかるのかを聞いておくと、予算を立てやすくなります。

画面を見ながら決められるか

IT に詳しくない方にとって、文章の仕様書を読んで正しいかどうか判断するのは、かなり難しいことだと思います。仕様を決める段階で、実際に触れる画面の試作品を見せてもらえると安心です。

触ってみると、「この項目は要らないかも」「ここで止まると現場が困るな」といったことが、IT の知識がなくても自然と分かります。

「言った、言わない」にならないように

打ち合わせで決めたことは、文字で残しておくと安心です。電話や対面で決めたことは、あとから確かめるのが難しいですよね。決まったことが記録に残っていれば、できあがったものが違っていたときにも、落ち着いて確かめられます。

KAIZEN開発の場合

私たち KAIZEN開発は、IT に詳しい社員の方がいない状態を前提に、進め方を組み立てています。

• 仕様書は要りません。相談フォームには、「今、何に困っているか」を箇条書きで書いていただくだけで大丈夫です。
• フォームを送っていただいたあとの打ち合わせページでは、Excel の画面写真なども送っていただけます。
• 伺ったお話を仕様書の形にまとめるのは、私たちの仕事です。言葉だけでは決めにくいところは、触れる画面試作品で確かめていただきます。
• ご相談から仕様の確定、お見積もりまでは無料です。つくるものと金額の両方を見ていただいてから、お申し込みいただくかどうかを決めていただけます。
• やりとりは打ち合わせページ上に文字で残ります。電話や web 会議で補足した内容も、文字にして残しておきます。

どんなものがつくれるかは、触れる見本で試していただけます。

まとめ

IT 担当の方がいなくても、業務システムを頼む方法はあります。伝えるとよいのは、システムの形ではなく、今のやり方と困っていること。今使っている Excel や帳票を見せて、例外や使う方のことも伝えておくと、話がぐっと早く進みます。依頼先を選ぶときは、仕様書がない状態から相談に乗ってもらえるか、仕様をまとめる工程に費用がかかるか、画面を見ながら決められるかを確かめておくと安心です。

まずは相談フォームから、ひとことだけでもお気軽にお送りください。