受発注・在庫管理を自社用にシステム化するには｜見積から請求までをつなぐ

見積を Excel でつくって、受注が決まったら別の台帳に打ち直して、出荷のときに在庫表を書き換えて、月末には請求書にまた同じ内容を転記する。受発注や在庫のお仕事は、どうしても同じ情報を何度も打ち直す作業になりがちですよね。この記事では、受発注・在庫管理を自社用のシステムにするときの考え方をご紹介します。

打ち直しが、ミスと時間につながる

受発注の流れでは、同じ情報がいくつもの書類を渡っていきます。

見積 → 受注 → 発注・手配 → 出荷 → 請求

それぞれが別の Excel やファイルで管理されていると、書類が変わるたびに打ち直しが必要になります。打ち直すたびに時間がかかって、転記のミスも入り込みやすくなります。「見積と請求書で単価が違っていた」「在庫表の数と倉庫の数が合わない」といったお困りごとの多くは、この打ち直しから生まれているんです。

システムにすると、何が変わるの？

受発注をひとつのシステムにまとめると、見積の明細が、受注、出荷、請求へと打ち直しなしで流れていくようになります。

実際の動きは、見積・受注・請求を一元化した見本で、ブラウザから触って試していただけます。

つくる範囲の決め方

受発注や在庫のお仕事は、会社ごとにやり方がかなり違います。最初から全部をシステムにしようとすると、費用も期間もふくらみやすくなります。

打ち直しがいちばん多いところから

まずは、打ち直しがいちばん多いところや、ミスがいちばん困るところから始めるのがおすすめです。「見積から請求まで」だけでも、月末の作業はかなり軽くなります。在庫や発注は、使いはじめてから足すこともできます。

例外も、思い出しておく

取引先ごとに締め日が違う、単価が違う、分納がある、返品がある。こうした例外は、システムのつくり方に大きく関わってきます。最初の相談のときに、思い当たる例外を伝えておくと安心です。

会計ソフトとの役割分担

会計は、すでにお使いの会計ソフトにお任せするのが一般的です。自社用のシステムでは受発注と在庫を扱って、請求のデータを会計ソフトに渡す、という役割分担にすると、つくる範囲を抑えられます。

規模と費用の目安

受発注や在庫のシステムは、扱う範囲によって規模が大きく変わります。私たち KAIZEN開発の料金表では、おおよそ次の区分にあたります（金額は初期費用・税別）。

このほか、運用を含む月額がかかります。詳しくは料金表をご覧ください。どの区分にあたるかは、ご相談の中でお伝えしますね。

まとめ

受発注や在庫のお仕事でいちばんもったいないのは、同じ情報の打ち直しです。システムにまとめれば、見積の明細がそのまま受注、出荷、請求へと流れて、転記の時間とミスを減らせます。最初から全部をつくろうとせず、打ち直しがいちばん多いところから始めるのが、費用を抑えるコツです。

「うちの受発注の流れだと、どのくらいの規模になる？」といったご相談も、どうぞお気軽にお寄せください（無料です）。